Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как работодателю проверить больничный лист». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Листок нетрудоспособности официально подтверждает отсутствие на работе по уважительной причине. Заболевание сотрудника или членов его семьи, длительное лечение, операции, восстановительные процедуры, реабилитация — все это основания для выдачи больничного. Выдают бланк временной нетрудоспособности только официальные медицинские учреждения — государственные больницы и частные клиники, которые лицензированы на выдачу больничных. А у работодателей есть возможность проверить больничный лист онлайн по штрихкоду или по номеру.
Какой-то единой методологии проверки нет. Есть множество способов выявить подделку. Некоторые из них дают четкий результат сразу, другие требуют временных затрат. Если у бухгалтера есть возможность, то лучше воспользоваться не одним, а несколькими проверочными процедурами. Чтобы выявить подделку, можно:
- провести анализ визуальных соответствий, положенных этому бланку строгой отчетности;
- обратиться в медицинское учреждение, выдавшее бланк;
- проверить листок нетрудоспособности по номеру онлайн через территориальное отделение ФСС;
- направить письмо в региональный Фонд социального страхования с просьбой верифицировать больничный;
- проверить по штрихкоду: провести пальцем по поверхности штрихкода или просветить бланк в ультрафиолетовой лампе.
Самый действенный способ — контроль подделок через ФСС. Порой достаточно лишь внешней проверки, поддельные бланки существенно отличаются от оригинальных.
Если больничный оказался подделкой
Итак, вы выяснили, что работник представил недействительный лист нетрудоспособности, но выплата по нему уже была произведена. Следует предпринять такие действия:
- Определить размер ущерба — это сумма выплаченного пособия по поддельному больничному. Ее следует взыскать с работника. Если он согласен, то всю сумму можно удержать из одной ЗП. Иначе придется списывать по 20%.
- Отменить начисление больничного и НДФЛ, а также отразить в учете причиненный ущерб.
- При необходимости сдать «уточненку» по 6-НДФЛ.
- Принять решение по поводу дальнейшей работы сотрудника, который принес липовый больничный. Он может быть уволен за прогул в соответствии со статьями 81 и 192 ТК РФ. Более того, лицу, представившему поддельный лист нетрудоспособности, грозит уголовная ответственность по статье 327 УК РФ.
Инструкция: проверяем по внешним признакам
Визуальная проверка — это моментальное выявление подлинности в момент получения больничного листа. Делается это на работе — в кабинете бухгалтера или директора. Вот как проверяют больничный лист на работе:
- сравнивают поданный листок нетрудоспособности с теми бланками, которые были приняты и оплачены ФСС (то есть которые доказано подлинные);
- проверяют все обязательные атрибуты — водяные знаки, микроволокна, микротексты;
- просвечивают документ через ультрафиолет (можно использовать прибор для проверки денег);
- проверяют штрихкод;
- пробуют плотность бумаги.
Листки нетрудоспособности — это бланки строгой отчетности. Его форма утверждена Приказом Минздравсоцразвития № 347н от 26.04.2011.
Ответственность за подлог
На работника за подлог документа строгой отчетности накладывается дисциплинарное взыскание. Также предусмотрена уголовная ответственность. Вменяется она на основании иска от работодателя или ФСС. В иске нужно сослаться на статью 327 УК РФ. Если сотрудник получил пособие по временной нетрудоспособности, то ему также может вменяться статья 159.2 УК РФ (мошенничество). На сотрудника может быть наложена следующая ответственность:
Работодатель при подаче иска оплачивает все экспертизы по установлению подлинности документа. Если факт подлога будет доказан, с сотрудника можно затребовать компенсацию трат в соответствующем объеме.
К СВЕДЕНИЮ! Несмотря на распространенность подделки документов, факт их подлинности проверяется крайне редко. Связано это с трудоемкостью процедуры. При обращении в официальные органы придется ожидать ответа от нескольких недель до нескольких месяцев. Поэтому проверку больничного листа имеет смысл производить только в том случае, если присутствуют серьезные подозрения в подлоге.
Как проверить подлинность бумажного больничного
Проверка, о которой идет речь, может включать следующие процедуры:
1. Проверку элементов защиты документа. К таким элементам относятся:
2. Визуальную проверку документа на предмет:
Если провести по номеру рукой, то вы должны почувствовать неровный рельеф.
3. Сверку номера больничного с базой данных недействительных листков, которую ФСС формирует и выкладывает на сайте.
Для этого скачайте реестр недействительных больничных и сверьте с номером бумажного больничного, который находится сразу под штрихкодом. Если совпадения будут, значит, больничный на момент его предъявления работником недействителен.
Данный реестр обновляется один раз в месяц, поэтому данные могут быть не актуальны. Более надежный способ — отправить запрос в территориальное отделение ФСС по месту учета, приложив копию больничного листа. Соцстрах отправит запрос в медучреждение, которое подтвердит или опровергнет подлинность бланка. Минус такого способа — проверка занимает очень много времени.
Поддельный больничный может повлечь за собой негативные последствия.
Больничные могут быть бумажными и электронными. Во всех случаях может потребоваться их проверка. Бумажные, как правило, проверяются на предмет подлинности, электронные — на предмет корректности оформления и в иных целях, предусмотренных спецификой электронного документооборота основных пользователей листка нетрудоспособности — работодателя и медучреждения. Доступ к электронным больничным вправе получить и сам пациент.
Только до завтра запись со скидкой 20%. Программа вебинара тут.
Как доказать подлинность бумажного
Подлинность бумажного документа, в первую очередь можно проверить визуально. Официальный лист имеет следующие внешние данные:
- По цвету лист делится на определенные сегменты. Середина у него голубая, края темные с фиолетовым оттенком. Строки для внесения информации о пациенте с желтой примесью. Подделка будет более яркой, бледной или просто не иметь различий по цветам.
- Используемая для листов бумага плотная, с шероховатой поверхностью. Напоминает материал, на котором печатаются денежные купюры.
- Почти на всей поверхности документа присутствует фоновая сетка. Ее нет только в секторах, предназначенных для врачебной подписи. Используемые при изготовлении разного цвета волокна, хорошо просматриваются при ультрафиолетовом излучении.
- В правом верхнем углу располагается штрих-код с 12-ю символами. Под полем, на котором ставится подпись врача, имеется раздел с микротекстом.
- Наличие водяных знаков, которые хорошо просматриваются, говорит о подлинности листа.
Как получить электронный больничный лист в личном кабинете ФСС
Работник может самостоятельно выбрать, в какой форме ему будет выдан больничный лист. Предварительно рекомендуется узнать у бухгалтера может ли он принять документ в электронном виде. Если работник решил воспользоваться новой услугой, а в его организации еще не принимают такие документы, то придется оформить больничный лист в привычной форме.
В таком случае поликлиника должна аннулировать отправленную форму и выдаст бумажный документ. Если вы заранее узнаете, может ли бухгалтер принять электронный формат, то проблем не возникнет. Работодатель не обязан пользоваться новой системой личного кабинета ФСС. Каждый самостоятельно принимает решение.
При оформлении больничного больной должен дать письменное согласие врачу на обработку личных данных и оформление документа онлайн. Лист не нужно заверять в регистратуре.
В Калужском районном суде было рассмотрено дело по исковому заявлению организации, которая выявила признаки поддельности листка нетрудоспособности, предоставленного одним из сотрудников. Сам бланк был подлинным и выдан официальным методом, при наличии действительных оснований. Однако предоставивший его сотрудник, совершил частичную подмену указанных в нем данных. В частности изменил в бланке даты начала и окончания времени болезни, внеся собственноручно корректировки в заполненный бюллетень. После подачи иска организацией сам виновник явился с повинной, в которой излагал все обстоятельства совершенного им преступления и полностью признавал свою вину.
Листок нетрудоспособности оформляется на специальном бланке, обладающем рядом признаков.
- Бланк больничного голубоватого цвета, темнее по краям. Строки, в которые вносятся данные, желтого оттенка.
- Защитные волокна. Если посмотреть внимательно, на бланке можно различить синие, розовые и светло-зеленые волокна.
- 12-значный цифровой штрихкод вверху справа.
- Скрытый текст в отдельных ячейках, предназначенных для подписей должностных лиц. Если посмотреть через лупу, можно увидеть надпись «листок нетрудоспособности».
- Особый вид бумаги. Больничный выписывается на плотной бумаге с характерным хрустом, схожей с бумагой для купюр.
- Водяные знаки. Стоит рассмотреть внимательно белый квадрат в левом верхнем углу листка. На нем должен проглядываться логотип ФСС.
- Название ЛПУ. Поликлиника, которая выдала листок нетрудоспособности, должна иметь лицензию. Список лицензированных учреждений есть на сайте Росздравнадзора. Поиск ЛПУ производится по наименованию или ИНН.
Ответственность работника, купившего бюллетень
Повезет, если эрзац распознают сразу и просто выгонят. Хотя и в этом ничего хорошего нет, так как скорее всего трудовую книжку «украсит» нелицеприятная восемьдесят первая статья, означающая нарушение трудовой дисциплины. Если в мнимую болезнь поверили и оплатили, то все гораздо серьезнее. Использование фальшивой документации предполагает уголовную ответственность.
Использование поддельной документации грозит двумя годами принудительных работ. Если бюллетень оплачен, это уже по всем признакам ст. 159.2 — мошенничество с государственными выплатами и может грозить хитрецу двухлетним сроком в местах лишения свободы. Обнаружат участие врача — налицо дача и получение взятки, за что, помимо тюремного срока, грозит штраф, в десять раз превышающий сумму подношения.
Необходимость проверки
Начисление пособия происходит по стандартной схеме: застрахованное лицо предъявляет документ для оплаты работодателю, играющему роль страхователя, на которого возложена обязанность начислить пособие в течение 10-ти дней и выплатить с ближайшей зарплатой одновременно. В дальнейшем сумма зачитывается соцстрахом и фонд покрывает расходы, а наниматель играет транзитную роль. В случае фиктивного больничного цепочка обрывается на работодателе, поскольку проверка ФСC не признаёт документ и начисляет штрафные санкции.
Как проверить подлинность больничного листа, зависит от вида подделки:
- документ сделан в «фальшиво монетной» мастерской путём нанесения фальшивых элементов защиты;
- бланк подлинный, украденный на каком-то этапе следования в медицинские учреждения или производства сертифицированным производителем.
Проверка подлинности больничного листа может инициироваться работниками бухгалтерии, кадровым департаментом и службой внутренней безопасности организации работодателя путём обращения в ФСС по месту регистрации и медицинское учреждение, выдавшее подозрительный документ.
С какой целью и кто может отследить статус БЛ на портале фонда?
Проверить лист временной нетрудоспособности можно на сайте Фонда, войдя в личный кабинет. Для этого понадобится знать СНИЛС застрахованного лица, либо номер БЛ. Веб-портал Фонда дает доступ к личному кабинету и операциям в нем трем категориям пользователей:
- Застрахованному лицу – сотруднику предприятия.
- Страхователю – лицу, которое нанимает работников и производит выплаты в СоцСтрах: юридическое лицо либо предприниматель.
- Лицам, у которых есть доступ к медико-социальной экспертизе.
Примечание. Каждая категория пользователей имеет отдельный вход в Личный кабинет, который определяется его статусом.
Застрахованные лица могут проверить информацию с такой целью:
- проверка статуса БЛ;
- просмотр начисления пособия;
- распечатка справки по расчетам.
Помимо этого у застрахованного есть возможность посмотреть все свои БЛ и пособия по ним.
Работодателю проверка статуса листа временной нетрудоспособности может понадобиться для убеждения в действительности документа, а также для удостоверения правильности данных о выплатах, которые были переданы в Фонд социального страхования.
Другие способы проверки больничных
Альтернативные способы проверки:
- визуальный осмотр документа;
- отправка заявления в отделение Фонда социального страхования;
- подача официального запроса в больницу, которая выдала документ.
Перед подачей запроса на проверку документа можно самостоятельно рассмотреть бланк на подлинность. Признаки подделки указаны в таблице:
| Защиты документа | Как проверить | Признаки подделки |
| Водяные знаки с изображением логотипа Фонда социального страхования. | Посмотреть на просвет бумаги. | Отсутствие водяных знаков или их различие между собой по форме, размеру и качеству прорисовки. |
| Защитные волокна синего, розового и зеленого цвета. | Положить бланк в устройство проверки купюр, работающее в ультрафиолетовом спектре. | Неправильный цвет волокон или их отсутствие. |
| Исчезновение пропечатанного текста в инфракрасном излучении. | Положить документ в устройство для проверки, работающее в инфракрасном спектре. | Текст не исчезает. |
| Изменение цвета документа при ультрафиолетовом излучении с синего и желтого на зеленый и красный. | Посветить на документ ультрафиолетовой лампой. | Цвет не изменяется или не соответствует нормам. |
| Материал изготовления – бумага, используемая для печати денежных знаков. | Потрогать бланк, на ощупь он должен напоминать купюры. | Обычная бумага. |
| Микроскопический текст «Листок нетрудоспособности». | Посмотреть через лупу графы: «Подпись врача», «Подпись руководителя», «Подпись гл.бухгалтера». | Отсутствие надписи под каждым пунктом. |
Проверка больничного листа в режиме онлайн
Современные технологии позволяют осуществлять проверку подлинности больничных листов максимально быстрыми способами. Один из них — проверка в режиме онлайн.
Для выполнения вышеуказанного действия необходимо использовать официальный портал ФСС. Однако необходимо помнить, что здесь заинтересованному лицу придется пройти предварительную регистрацию. Более того, получение сведений о подлинности больничного листа станет возможным лишь в случае наличия у гражданина действующей электронной подписи. Если же она отсутствует – у гражданина просто не будет иметься полноценной возможности для получения всех необходимых для него сведений.
Помимо вышеуказанного способа существуют и иные методы проверки подлинности листов нетрудоспособности. К таковым, например, можно отнести получение базы недействительных бланков. Такие предложения можно достаточно часто встретить в интернете. В основном, услуги по предоставлению базы осуществляются на платной основе. Однако необходимо помнить, что в данном случае никто не сможет гарантировать клиенту правдивости представленной информации.
Проверка электронного больничного листа
Не так давно врачи получили возможность выдавать своим пациентам больничные листы в электронной форме. Основной целью введения данной возможности, безусловно, стала дополнительная защита таких документов от подделок. Сразу следует отметить, что подделать электронный лист нетрудоспособности невозможно. Однако иногда у граждан все равно возникает необходимость в осуществлении дополнительной проверки факта подлинности электронного документа.
В таком случае, проверку можно будет осуществить исключительно по индивидуальному номеру имеющегося больничного листа. Для этого номер вводится в специальную форму, имеющуюся на официальном сайте ФСС.
Помимо этого, проверку факта подлинности можно осуществить и с помощью официальных баз поддельных или недействительных больничных листов. Данные базы ведутся организациями социального страхования. Периодически в них вносятся соответствующие обновления с новыми номерами недействительных документов.
Ответственность работника, купившего бюллетень
Повезет, если эрзац распознают сразу и просто выгонят. Хотя и в этом ничего хорошего нет, так как скорее всего трудовую книжку «украсит» нелицеприятная восемьдесят первая статья, означающая нарушение трудовой дисциплины. Если в мнимую болезнь поверили и оплатили, то все гораздо серьезнее. Использование фальшивой документации предполагает уголовную ответственность.
Использование поддельной документации грозит двумя годами принудительных работ. Если бюллетень оплачен, это уже по всем признакам ст. 159.2 — мошенничество с государственными выплатами и может грозить хитрецу двухлетним сроком в местах лишения свободы. Обнаружат участие врача — налицо дача и получение взятки, за что, помимо тюремного срока, грозит штраф, в десять раз превышающий сумму подношения.