Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризационная опись: что это, как правильно заполнить, примеры и образцы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Страница заполняется в два подхода. Сперва вписывается шапка и все позиции товаров, а затем, уже во время оценки количества и состояния предметов указывается наличие. После – проставляются подписи материально ответственного лица (МОЛ) и члена комиссии.
Когда проводится инвентаризация
Обычно процесс является профилактическим, совершается по заранее составленному графику и не представляет ничего особенного и неожиданного для персонала. Так проверки возможно осуществлять каждый месяц – сверка кассы и товаров, а для основных средств – раз в 3 года. Но также бывают внеплановые перерасчеты, они показаны в следующих случаях:
- меняется руководящее лицо, компания передается в пользование другому владельцу или арендатору;
- составляется годовой отчет;
- происходит смена материально ответственных лиц – старое должно подписать акт о сдаче ценностей, а новое – о получении;
- в ходе служебного расследования на предмет хищения или превышения полномочий;
- ситуации, которая вызвана непреодолимыми силами – наводнением, пожаром, то есть, когда нужно подсчитать убытки;
- при реорганизации или ликвидации всей фирмы.
Выявлены излишки имущества
Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:
Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:
-
или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);
-
или отчетом независимого оценщика.
Проводка в бухгалтерском учете будет такая:
|
Проводка |
Операция |
|
Д 01 (10, 41, 43, 50) — К 91 |
Отражены излишки, выявленные при инвентаризации |
Основное назначение инвентаризационной описи и чем она предусмотрена
Основным назначением является выявление имущества, фактически имеющегося в организации, сравнение его с данными бухучета, проверка полного указания в учете обязательств. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1988 № 88 утверждены формы инвентаризационных описей, однако они не являются обязательными, и организация может разработать собственные формы учетных документов. В последнем случае форма должна быть утверждена учетной политикой компании.
Наиболее распространенной формой является ИНВ-3 — инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей. Она применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (готовая продукция, производственные запасы и пр.) в местах хранения и на всех этапах движения их в организации.
Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма n инв-11)
Применяется при инвентаризации расходов будущих периодов.
Составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующем счете, подписывается и один экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается в комиссии.
В графе 4 указывается «Общая (первоначальная) сумма расходов» — общая величина затрат (расходов), произведенных в данном отчетном периоде или не списанных до конца в предыдущих периодах, но относящихся к будущим отчетным периодам.
В графе 5 указывается дата фактического произведения расходов в случае, если они являются единовременными (разовыми), или дата окончания работ, если они связаны с работами по освоению новой техники, производственными и другими работами, осуществляемыми в течение определенного периода времени.
При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации расходов будущих периодов форма N ИНВ-11 формируется средствами вычислительной техники на бумажных и машинных носителях информации.
Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма n инв-15)
Применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации. Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводится для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй — остается у материально ответственного лица.
При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий — в бухгалтерию.
Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.
Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.
Приказ об инвентаризации материальных ценностей
Данный документ можно составить по унифицированной форме ИНВ-22, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Это постановление утверждает не только образец приказа на инвентаризацию ТМЦ, но и формы всех других необходимых документов, связанных с проведением инвентаризации, которые будут рассмотрены ниже (акты, описи и т. п.).
Образец приказа по инвентаризации материальных ценностей содержит всю информацию, необходимую для ее проведения:
- проверяемое имущество;
- местонахождения проверяемых объектов;
- основание для проведения;
- сведения о комиссии;
- период проведения и дату завершения инвентаризации.
Порядок проведения инвентаризации
Первый этап проведения инвентаризации был описан в предыдущем разделе. Это принятие решения о проведении и издание соответствующего приказа, определяющего ее параметры (см. образец приказа о проведении инвентаризации имущества).
Затем нужно зафиксировать остатки имущества и обязательств по данным учета на момент начала проверки. Материально ответственные лица (МОЛ) должны дать расписку о том, что все поступившие и выбывшие ТМЦ на момент начала проверки оприходованы и списаны, а документы сданы в бухгалтерию.
Далее проводится собственно инвентаризация, то есть сравнение фактического наличия ценностей и обязательств с учетными данными. Проверка должна обязательно проходить в присутствии МОЛ.
Во время инвентаризации не должны производиться никакие операции с проверяемыми объектами.
Итоги инвентаризации оформляются документально, все выявленные отклонения отражаются в бухгалтерском учете. Подробно оформление и учет результатов инвентаризации рассмотрим в следующих разделах.
Порядок заполнения бланка инвентаризационной описи с примером
Страница заполняется в два подхода. Сперва вписывается шапка и все позиции товаров, а затем, уже во время оценки количества и состояния предметов указывается наличие. После – проставляются подписи материально ответственного лица (МОЛ) и члена комиссии.
Начнем с шапки. Далеко не все поля, которые там представлены, обязательные. Например, вид деятельности, он же код ОКОНХ, указывается как основной реквизит, хотя в ряде других документов он пропускается. А графа «Вид операции» часто пустует, поскольку не все организации официально используют систему кодов. Также можно ничего не писать в строке «структурное подразделение». Отметим, что в местах, где ничего указать, не нужно ставить прочерки или иные знаки отсутствия данных, достаточно оставить его пустым.
Шапка – это был первый шаг. Здесь же следует указать всю информацию о документе, на основании которого проводится плановая или внеочередная проверка. Это может распоряжение руководителя. Чаще всего бумага выглядит так:
Таким образом, уже на предварительном этапе известны:
- дата проведения;
- инициалы и должности членов комиссии;
- что именно подлежит инвентаризации.
Поэтому эти сведения, как и номер приказа, можно уже заранее занести в отчет ИНВ-3.
Второй шаг – подтверждение того, что вверенные в его хранения ценности, денежные средства были либо оприходованы (и на это предоставляются подтверждения, чеки), либо списаны – этот факт тоже проверяется. Нужно быть готовым предоставить причины списания, объяснительные. Например, просроченные продукты или товары, поврежденные при транспортировке. Под соответствующим пунктом МОЛ ставит свою подпись еще до начала всей процедуры.
Условия проведения инвентаризации в 2021 году
Чтобы ответственные сотрудники приступили к выполнению инвентаризации, должен быть издан соответствующий приказ от директора. Также управленец назначает работников, входящих в состав проверяющей группы. Нужно знать, проверка проводится исключительно в присутствии материально ответственного работника.
Далее комиссия приступает непосредственно к проверке. Она включает в себя различные действия: проведение замеров, подсчетов, взвешиваний. Проверяющие убеждаются, что имущество фактически находится на своем месте. Вся информация вносится в акт, который затем сопоставляется с отчетами бухгалтерского отдела. При несложных подсчетах можно выявить, имеются ли расхождения. При их наличии ответственные сотрудники выясняют причины.
Последней ступенью проверки является правильная фиксация ее результатов. Если были обнаружены недостачи и расхождения, начинается расследование по выявлению виновных. Как правило, таковыми и являются лица, отвечающие за данное имущество. Ответственным сотрудникам грозит административное наказание.
Инвентаризационный акт ИНВ-4 при ревизии отгруженных ТМЦ
Случается, что товар отгружен покупателю, но в связи с условиями договора, например, переходом права собственности после оплаты, еще юридически принадлежит компании и выручка по реализации этого товара еще не сформирована в ее учете. Посчитать такой товар физически невозможно, поэтому инвентаризация происходит на основании документов, подтверждающих отгрузку. В этом случае составляется особый инвентаризационный акт товарно-материальных ценностей по форме ИНВ-4. Причем если в этом товаре есть доля товара, по которому просрочена оплата, составляется отдельный акт по форме ИНВ-4.
В документе указываются:
- информация о покупателе товара;
- наименование и количество;
- цена в соответствии с отгрузочными документами.
Пример заполнения акта ИНВ-4 тоже есть в начале статьи.
Итог ревизионного мероприятия фиксируется приказом об утверждении данных инвентаризации и приказом о внесении исправлений в соответствующие записи (при выявлении расхождений с учетом).
Инструкция по составлению
Инструкция с правилами заполнения разработана Госкомстатом. Инструкция предусматривает такой порядок действий:
- До проведения учета необходимо получить оригинальную расписку от каждого сотрудника, который материально ответственен за товары. Эта расписка служит основным документом, свидетельствующим о том, сколько ТМЦ имеется в наличии в соответствии с данными по остаткам.
- Во время проведения учета каждый сотрудник фиксирует количество товаров, сырья и других объектов на бумаге или в ином удобном виде, после чего все данные обобщаются на собрании комиссии.
- Итоговые цифры переносятся в опись в печатном виде или рукописном. При этом важно понимать, что фиксируются данные только по исправным предметам, сохранившим товарный вид и комплектацию. Если же ценность испорчена полностью или частично, утратила товарный вид, она фиксируется в других документах (например, акт о порче товарно-материальных ценностей).
- Составляется документ в двух одинаковых оригинальных экземплярах:
- один будет передан для бухгалтерии – далее сотрудники составляют сличительную ведомость на основе данных описи;
- другой остается у работника, на которого возложена материальная ответственность (или сразу у нескольких лиц, для чего может понадобиться составление дополнительного количества экземпляров).
- Если впоследствии будет обнаружено, что некоторые ценности не были учтены, допускается вписать их в табличную часть, указав те же сведения (количество, название, стоимость и другие). Остальные графы следует оставить пустыми.
- Если учет проводится в связи с тем, что на отгруженные ТМЦ переходит право собственности, то данные по графе 13 следует пересчитать в те цены, которые указаны в договоре с контрагентом.
ИНВ-3. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей
- Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!
- Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада. Узнать больше >>
|
|
Инвентаризационная опись ТМЦ ИНВ-3
Инвентаризация товарно-материальных ценностей сопровождается внесением записей в инвентаризационную опись ИНВ-3. Бланк данной описи, а также ее заполненный образец можно скачать по ссылке ниже.
Инвентаризационная опись ТМЦ заполняется членами инвентаризационной комиссией, назначаемой приказом руководителя, образец которого можно скачать здесь.
Типовая форма ИНВ-3 заполняется только в отношении инвентаризации товаров и материалов, находящихся в собственности организации на ее складах.
Отгруженные ТМЦ, но еще не оплаченные покупателем, заносятся в акт инвентаризации ИНВ-4, информация о ТМЦ, находящиеся в пути, заносятся в акт ИНВ-6, бланк и образец которого можно скачать по ссылке.
Товары и материалы, принятые на ответственное хранение, также подлежат инвентаризации, информация о них заносится в опись форма ИНВ-5.
Таким образом, для каждого вида имущества используется своя типовая форма акта или описи.
Процедура составления акта по результатам инвентаризации
Инструкция с правилами заполнения разработана Госкомстатом. Инструкция предусматривает такой порядок действий:
- До проведения учета необходимо получить оригинальную расписку от каждого сотрудника, который материально ответственен за товары. Эта расписка служит основным документом, свидетельствующим о том, сколько ТМЦ имеется в наличии в соответствии с данными по остаткам.
- Во время проведения учета каждый сотрудник фиксирует количество товаров, сырья и других объектов на бумаге или в ином удобном виде, после чего все данные обобщаются на собрании комиссии.
- Итоговые цифры переносятся в опись в печатном виде или рукописном. При этом важно понимать, что фиксируются данные только по исправным предметам, сохранившим товарный вид и комплектацию. Если же ценность испорчена полностью или частично, утратила товарный вид, она фиксируется в других документах (например, акт о порче товарно-материальных ценностей).
- Составляется документ в двух одинаковых оригинальных экземплярах:
- один будет передан для бухгалтерии – далее сотрудники составляют сличительную ведомость на основе данных описи;
- другой остается у работника, на которого возложена материальная ответственность (или сразу у нескольких лиц, для чего может понадобиться составление дополнительного количества экземпляров).
- Если впоследствии будет обнаружено, что некоторые ценности не были учтены, допускается вписать их в табличную часть, указав те же сведения (количество, название, стоимость и другие). Остальные графы следует оставить пустыми.
- Если учет проводится в связи с тем, что на отгруженные ТМЦ переходит право собственности, то данные по графе 13 следует пересчитать в те цены, которые указаны в договоре с контрагентом.
Все лица, которые принимают участие в процессе пересчета ценностей, являются ответственными. Поэтому каждый член комиссии, который поставит свою подпись, отвечает за задокументированные результаты. Также обязанности не снимаются с лица, который изначально отвечал за ТМЦ. Обычно это продавец, кладовщик, менеджер.